Anonim şirketlerde genel kurul, kanunda ve esas sözleşmede açıkça öngörülen hallerde karar almaktadır. Olağan genel kurul toplantılarının belirli usul ve esaslara göre uygun bir davet usulüyle gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Aksi durum da genel kurul kararlarında geçersizlik, iptal edilebilirlik ve yokluk yaptırımlarıyla karşılaşılması mümkün hale gelecektir.
Kural olarak olağan genel kurul, her faaliyet dönemi sonundan itibaren üç ay içinde, olağanüstü genel kurul ise gerektiği takdirde toplanmaktadır. Türk Ticaret Kanunu’(“TTK”)nun 409. maddesinde olağan genel kurulun, hesap dönemi takvim yılı olan anonim ortaklıklarda yılın ilk üç ayı içinde toplanacağı düzenlenmiştir.
Özel hesap dönemi olan anonim ortaklıklarda ise hesap döneminin bittiği günü izleyen üç ay içinde olağan genel kurulun toplanması gerekmektir.
Olağan genel kurulun bu 3 aylık sürenin bitiminden sonra toplanması, o genel kurulda alınan kararların geçerliliğini etkilemeyecek ve kararların iptalini gerektirmeyecektir.1 Ancak toplantının zamanında yapılamamasından dolayı herhangi bir zarar meydana gelmiş ise bu durumda yönetim kurulunun sorumluluğunun doğduğu kabul edilecektir.2
A. Olağan Genel Kurulu Davete Yetkililer
Olağan genel kurul toplantılarında toplantıya davet kural olarak yönetim kurulu tarafından yapılmaktadır (TTK m. 410/1). Bununla birlikte azınlığın talebi ile de genel kurul toplantıya davet edilebilmektedir (TTK m. 411/1). Buna göre Şirket sermayesinin en az onda birini, halka açık şirketlerde yirmide birini oluşturan veya esas sözleşmede öngörülmesi halinde daha az sayıdaki pay sahiplerince oluşturulan azlık pay sahipleri, yönetim kurulundan, gerektirici sebepleri ve gündemi belirterek, genel kurulun toplantıya çağrılmasını veya genel kurul zaten toplanacak ise, karara bağlanmasını istedikleri hususların gündeme konulmasını yazılı olarak noter aracılığıyla isteyebilmektedir.
Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya devamlı olarak toplanamaması yahut toplantı nisabının oluşmasına imkan bulunmaması halinde mahkemenin izniyle tek pay sahibi de genel kurulu toplantıya davet edebilmektedir (TTK m. 410/2).
Ayrıca tasfiye halinde olan anonim ortaklıklarda tasfiye memurları, görevleri ile ilgili konular için genel kurulu toplantıya davet etme yetkisine sahiptir (TTK m. 410/1).
B. Davet Biçimleri
Genel kurula davet çağrılı ve çağrısız yapılmak üzere iki biçimde yapılmaktadır.
Çağrılı Genel Kurul; TTK’nın 414. Maddesi uyarınca şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanla çağrı yapılarak genel kurulun toplanmasıdır.
Çağrısız Genel Kurul ise bütün pay sahipleri veya temsilcilerinin aralarından hiçbirinin itirazda bulunmaması şartına bağlı olarak TTK m. 414/1 hükmünde öngörülen davet prosedürüne uyulmadan toplantı yapılabilmesidir. Buna göre bütün pay sahiplerinin toplantı ve toplantı süresince toplantıda hazır bulunmaları gerekmektedir. Çağrısız olarak toplanan genel kurulda pay sahiplerinden herhangi birinin toplantı sürecinde toplantıdan ayrılması durumunda ayrılma anından itibaren alınan kararlar geçersiz olacaktır.
Çağrılı genel kurul toplantılarında olduğu gibi çağrısız genel kurul toplantılarında da, çağrı şekli dışındaki diğer yasal hususlara, müzakere ve karar alma esaslarına, karar yeter sayılarına ve usulüne uygun toplantı tutanağı düzenlenmesi gibi hususlara aynen uyulması zorunludur.
C. Olağan Genel Kurula Davet Usulü
Geçerli bir genel kurul kararının varlığı için, öncelikle tüm pay sahiplerinin kanunda ve esas sözleşmede düzenlenen şekilde toplantıya davet edilmesi şarttır. Kanunda ve esas sözleşmede belirtilen zorunlu şartlara uyulmaması durumunda, genel kurul kararlarının iptalinin istenilmesi mümkün hale gelecek; bunun dışında şartların oluşması durumunda yokluk ve geçersizlik yaptırımıyla da karşılaşılması olası hale gelecektir.
Genel kurula davet usulüne ilişkin işlemlere başlamadan önce öncelikli olarak toplantının yeri ve zamanı açık bir şekilde belirlenmelidir. Bu işlemden sonra gündem hazırlanmalı ve davet usulüne ilişkin işlemler eksiksiz olarak tamamlanmalıdır.
Davet işlemi, kanunda ve esas sözleşmede öngörülen genel kurul toplantısı hazırlık işlemlerini, komiser bulundurma başvurusunu, davet ve ilan mektuplarını, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporu ile finansal tabloların hazırlanmasını, denetçi raporunun hazırlanmasını, finansal tablolar ile kar dağıtım teklifini ve gündemin hazırlanmasını kapsamaktadır. Söz konusu işlemler aşağıda detaylı şekilde incelenecektir:
1. İlan Yapılması
Genel kurulu toplantıya davetin şekli TTK’ nın 414. maddesinde düzenlenmiştir. Buna göre geçerli bir davet yapılması için gereken ilk koşul, TTK m. 414 hükmünde belirtildiği şekilde, şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde toplantıya ilişkin ilan yapılmasıdır.
Bu çağrı ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az iki hafta önce yapılmalıdır. TTK m. 414 hükmünde belirtilen bu ilanlar seçimlik ilanlar değildir.
Belirtilen her bir ilanın bir arada yapılması gerekmektedir. Ancak internet sitesinden ilan yapılma zorunluluğu sadece denetime tabi ortaklar için geçerli bir koşuldur.3
Ayrıca Türkiye Ticaret Sicil Gazetesi’nde yapılması gereken ilanın yanında, ortaklık esas sözleşmesinde başkaca ilan şekilleri öngörülmüşse bu usule de uyulması gerekmektedir. Nitekim TTK m. 339/2-h hükmü gereği, genel kurulların nasıl toplantıya davet edilecekleri hususuna anonim ortaklık esas sözleşmesinde yer verilmesi zorunludur. Ortaklık sözleşmesindeki ilan; faks, e-posta, taahhütlü mektup ya da farklı şekillerde düzenlenebilmektedir.
2. İadeli Taahhütlü Mektup Gönderilmesi
Yapılması gerekli ilanların yanı sıra; pay defterine yazılı pay sahipleriyle, önceden ortaklığa pay senedi veya pay sahipliği sıfatını ispatlayan belge veren pay sahiplerine, iadeli taahhütlü mektupla toplantının bildirilmesi gerekmektedir.
Kanunda, pay sahiplerine gönderilecek iadeli taahhütlü mektup için bir süre öngörülmemiştir. Öğretide, mektupların pay sahiplerine, genel kurula hazırlanabilecekleri uygun bir süre önceden bildirilmesinin yeterli olacağı şeklinde görüşler yer aldığı gibi; toplantıdan iki hafta önce yapılması gerektiği şeklinde görüşler de mevcuttur4.
Halka Açık Anonim Ortaklıklardaki Durum
Halka açık anonim ortaklıklarda Sermaye Piyasası Kanunu(“SPKk”)’nun 29’uncu maddesi uyarınca esas sözleşmede belirtilen şekilde, ortaklığın internet sitesinde ve Kamuyu Aydınlatma Platformu ile Kurulca belirlenen diğer yerlerde ilanla toplantıya davet etmek zorundadır. Davetin ilan ve toplantı günleri hariç olmak üzere, toplantı tarihinden en az üç hafta önce yapılması gerekmektedir.
İlan ve Davet Mektuplarının İçeriği
Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’in(“Yönetmelik”) 11. Maddesi uyarınca ilan ve pay sahiplerine gönderilecek mektuplarda; Toplantı günü ve saati, toplantı yeri, gündem, gündemde esas sözleşme değişikliği var ise değişen maddelerin eski ve yeni halleri, çağrının kim tarafından yapıldığı, ilk toplantının herhangi bir nedenle ertelenmesi üzerine genel kurul yeniden toplantıya davet ediliyorsa ilk toplantının ertelenme sebebi ile bu toplantıda yeterli olan toplantı nisabı, olağan toplantı ilanlarında faaliyet raporu ile bilanço, kar ve zarar cetvellerinin ortakların incelemesi için incelemeye uygun olarak bulundurulduğu adres açıkça belirtilmelidir.
3. Bakanlık Temsilcisi Bulundurma Zorunluluğu
Yönetmelik’in 32. Maddesi uyarınca Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde; sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında, genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında, yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında, yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğu bulunmaktadır.
Bakanlık Temsilcisinin bulundurulmasının zorunlu olduğu hallerde toplantı tarihinden en az 10 gün önce toplantının yer, gün ve saati bildirilmek suretiyle bakanlık temsilcisinin istenilmesi için ilgili bakanlığa fiziki ortamda veya MERSİS üzerinden elektronik ortamından müracaat gerçekleştirilmelidir.
4. Yönetim Kurulunun Yıllık Faaliyet Raporu ile Finansal Tabloların Hazırlanması
Yönetim Kurulu, geçmiş hesap dönemine ait, Türkiye Muhasebe Standartları’nda öngörülmüş bulunan finansal tablolarını, eklerini ve yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporunu, bilanço gününü izleyen hesap döneminin ilk üç ayı içinde hazırlamak ve genel kurula sunmakla yükümlüdür.
Denetçiler, raporlarında yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna da temas etmek zorunda olduklarından (TTK m. 398) ve her iki raporun, genel kurul toplantısından en az on beş gün öncesinden itibaren pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulması gerektiğinden (TTK m. 437) yönetim kurulunca yıllık faaliyet raporunun, bu on beş günlük sürenin başlamasından önce hazırlanması ve denetçilere verilmesi gereklidir.5
5. DenetçiRaporununHazırlanması
Denetçiler, yönetim kurulunca hazırlanacak yıllık veya diğer önemli konularla ilgili rapor, bilanço, kar ve zarar hesabı, kazancın dağıtılması yahut yedek akçeye ayrılması ile ilgili teklifi, gerek bu belgelerle, gerekse TTK m. 402 hükmünde yer alan görevleri ile ilgili bir denetim raporu hazırlamak zorundadır.
Bundan başka ayrı bir rapor hâlinde, yönetim kurulunun, ortaklığın durumu hakkındaki yıllık faaliyet raporunda yer alan irdelemeleri, denetçi tarafından, finansal tablolar ile tutarlılığı ve gerçeğe uygunluğu açısından değerlendirilir. Denetçi, değerlendirme yaparken ortaklığın finansal tablolarını esas alır. Raporda öncelikle, ortaklığın finansal durumuna dair yönetim kurulunun değerlendirmesi hakkında görüş açıklanır. Bu görüşte, özellikle finansal tablolarının denetimi bağlamında, ortaklığın varlığını sürdürebilmesine ve gelecekteki gelişmesine ilişkin analiz yanında, ortaklığın finansal durumu irdelenir. (TTK m. 402)
Bu rapor da genel kurulun toplantısından en az on beş gün önce, ortaklığın merkez ve şubelerinde, pay sahiplerinin incelemesine hazır bulundurulması gerekmektedir. (TTK m. 437)
6. Finansal Tablolar ile Kar Dağıtım Teklifi
Yönetim kurulu, ortaklığın bilançosunu, kar ve zarar hesabını, safi karın dağıtımına veya yedek akçeye ayrılmasına dair teklifini de hazırlamaya mecburdur (TTK m. 437). Denetçiler, raporlarında bu hesaplardan da söz etmek zorunda olduklarından (TTK m. 398), bunların da genel kurul toplantısından en az on beş gün önce hazırlanması ve denetçilere verilmesi gereklidir.6
7. Gündemin Hazırlanması
Genel kurulu toplantılarının gündemi genel kurulu toplantıya davet eden yetkililer tarafından hazırlanmaktadır. (TTK m. 413/1) Olağan genel kurulu toplantısının gündeminde Yönetmelik’in 13. Maddesi uyarınca; açılış ve toplantı başkanlığının oluşturulması, yönetim kurulunca hazırlanan yıllık faaliyet raporunun okunması ve müzakeresi, denetçi raporlarının okunması, finansal tabloların okunması, müzakeresi ve tasdiki, yönetim kurulu üyelerinin ibrası, kârın kullanım şeklinin, dağıtılacak kâr ve kazanç payları oranlarının belirlenmesi, yönetim kurulu üyelerinin ücretleri ile huzur hakkı, ikramiye ve prim gibi hakların belirlenmesi, faaliyet yılı içinde yönetim kurulu üyeliklerinde eksilme meydana gelmiş ve yönetim kurulunca atama yapılmış ise atamanın genel kurulca onaylanması, görev süreleri sona ermiş olan yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi, şayet esas sözleşmede görev süreleri belirtilmemişse görev sürelerinin tespiti ile Denetçinin seçimi bulunmak zorundadır.
Lüzum görülecek hallerde genel kurulda görüşülecek konular ise gündeme açıkça yazılmalıdır. Kanun ve esas sözleşme gereği genel kurulun yetkisinde olan ve olağanüstü genel kurul toplantı gündemini oluşturan her türlü konu, olağan genel kurul toplantı gündemine yazılabilmektedir, bununla birlikte ilgili yönetmeliğe göre görüşülecek konu önceden tespit edilip gündeme yazılmadan “lüzum görülecek sair hususlar” şeklinde bir gündem maddesi belirlenemeyecektir.
Sonuç olarak anonim şirketlerde olağan genel kurul toplantılarının yukarıda sayılan usul ve esaslara göre uygun bir davet usulüyle gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Aksi durum da genel kurulu kararlarının geçersizliği, iptal edilebilirliği ve yokluk yaptırımlarıyla karşılaşılması olası hale gelecektir. Örneğin, işlemi hiç yapılmaksızın toplanan genel kurulda, TTK m. 416 hükmünün koşullarının bulunmaması halinde, alınan kararlar yoklukla malul olacaktır. Bununla birlikte toplantıya davet usulüne uygun yapılmamışsa, bir başka deyişle usulsüz de olsa bir davetin varlığından söz edilebiliyorsa, alınan genel kurul kararları iptal edilebilirlik yaptırımına tabi olacaktır.